附录 · 经营者工具箱
附录 D 经营者的 AI 助理：会议、日程、提醒与跟进
把一次会议，从头到尾变成一串可执行的任务和跟进——会前定标、建会、取转写、生成可执行纪要、待办两步确认、通知跟踪，再顺手把日程提醒也管起来。
是"经营者助理"，不是"生活助手"
WorkBuddy 不只是帮你做内容、做答疑，也能当你的经营者助理——注意，是经营者版本，管的是你的会议、任务、日程和跟进，不是"帮你订外卖"那种通用生活助手。
日常为什么总在"重复搬运"
很多人的一天，是由同一组动作拼起来的：约会议、找材料、开会、记笔记、发纪要、建待办、追进度、写周报、做汇报。每个动作单看都不难，真正耗掉精力的，是信息不停地在聊天、会议、邮件、文档、表格之间来回搬——而且每搬一次，都可能把上下文弄丢。
这条链其实可以让 AI 员工接手一大半。它长这样：
主案例：一次选题评审会，怎样真正推动项目
拿 Luna 客群里最常见的一类来说——一个做课程与服务的团队，要开一次"下一季训练营选题评审会"。过去会后得有人回听录音、整理纪要，再把一条条行动项手动录进任务表，往往要花掉大半天；而且参会的人对"谁答应了什么"经常理解不一致。
下面这条协同链不追求无人值守。它在四个地方特意保留人工检查点：创建会议、读取录制、创建待办、确认最终产物。这四处，AI 只做草稿和预览，拍板的是你。
第一步：会前先定义"要做出什么决定"
没有议程的会议，转写再全也只是一大段对话。会前最要紧的不是发链接，而是说清楚：这是什么类型的会、要回答哪几个问题、开完要产出什么。
为"下一季训练营选题评审"准备 45 分钟议程。 参会角色：主理人、课程、运营、往期学员代表。 本次必须形成三个决定：主题方向、首期招生规模、上线验收标准。 输出：会议目标、会前要看的材料、按分钟的议程、每个议题的主持人、 必须当场定的问题、可以会后异步处理的问题。 事实和建议分开；缺的信息列进"会前补充"，不要自己替我编。
第二步：创建会议、同步日历
用会议 Skill（官方以腾讯会议为例）管会议的全流程：创建、改、取消、查会议，看参会人，在有权限时拿录制、转写和智能纪要。正确顺序是：先创建会议拿到会议号和链接，再通过日历建日程、邀请人、订会议室。
创建前，先把这几项确认清楚：
| 字段 | 示例 | 为什么要确认 |
|---|---|---|
| 主题 | 下一季训练营选题评审 | 避免会议列表里认不出 |
| 起止时间 | 某日 14:00–14:45 | 相对时间（"下午那场"）容易搞错 |
| 时区 | Asia/Shanghai | 跨地区协作必须写明 |
| 参会人 | 主理人 / 课程 / 运营 / 学员代表 | 权限和责任边界 |
| 录制与转写 | 会中由主持人确认开启 | 涉及告知、权限和隐私 |
用会议 Skill 创建一场会议。 主题：下一季训练营选题评审 ｜ 时间：某日 14:00-14:45，时区 Asia/Shanghai，单次。 先把要创建的信息返回给我确认；确认后再创建。 创建成功后，把会议号、链接、起止时间写进 会议简报.md。 再生成一份日历邀请草稿（含议程和会前材料链接）； 不要自己加参会人、发邀请或订会议室，等我确认名单。
创建、修改、取消是不同的风险等级。取消会议、改周期、扩大参会范围之前，要先把"目标会议和影响范围"摆出来给你看，不能只凭一句"把下午那个会取消了"。
第三步：会后取录制、转写
会后最容易犯的错，是把"有录音"当成"已经有可用信息"。录制可能没开、转写可能还没生成、你也可能没有查看权限。所以这一步要它先确认、再取，取不到就停：
查一下会议号 [xxx] 对应的那场已结束会议。 先返回主题、时间、主持人，确认是目标会议后，再查录制列表。 有权限就取转写全文、分段和智能纪要； 没权限就停下来、告诉我需要什么授权，不要尝试绕过。 下载或保存前，先说明文件类型、大小、存到哪、保留多久。
录制与转写的边界：会前或会中要明确告知在录；不把录制链接转给没权限的人；取不到就取不到，别拿聊天截图、未经同意的录音来凑；转写是机器识别，专有名词、数字、责任人、否定句都要回听核对；企业会议还要守组织的保留期限和合规要求。
第四步：从转写生成"可执行"纪要
一份能用的纪要，要把五类信息分清楚，而不是糊成一段摘要：
| 类型 | 例子 | 怎么处理 |
|---|---|---|
| 背景事实 | 上一期招生转化偏低 | 附来源或发言时间 |
| 已确认决定 | 首期只做小班、限额招生 | 记决定人和时间 |
| 行动项 | 课程组补一版大纲 | 负责人、截止日期、交付物 |
| 未决问题 | 要不要加陪跑服务 | 进下次决策，不伪装成结论 |
| 讨论建议 | 运营提议先做一场公开课 | 标成"建议"，不写成承诺 |
生成会议纪要，不许只靠平台的智能摘要；关键数字、责任人、否定表达回到转写核对。 输出： 1. 会议基本信息； 2. 三句话结论； 3. 按议题的讨论摘要； 4. 决策表：决定、理由、决定人、时间； 5. 行动项表：任务、负责人、截止日期、交付物、依赖； 6. 未决问题 + 下次确认时间； 7. 转写里认不准的人名、数字、术语。 没明确负责人的写"待认领"，没明确日期的写"待确认"，不要靠语气猜。
第五步：待办不能"静默"写进任务系统
会里随口说的"可以看看"，和正式派给某人的任务，不是一回事。把前者直接变成任务甩给人，只会平添管理成本。所以待办要两步确认：先出预览，你补齐、确认，再写入。
读取"已确认纪要"里的行动项，只生成一份待办导入预览。 每条显示：标题、描述、负责人、截止日期、优先级、验收物、来源会议。 负责人或日期缺的，进"待补充"，先不要创建。 先按负责人分组让我确认；确认后再写进指定的任务清单。 写完返回：成功 / 失败 / 跳过 / 重复 四个清单，不要自动发催办消息。
稳定的流程是：纪要草稿 → 参会人确认 → 待办预览 → 人工补齐责任和日期 → 写入任务系统 → 返回任务链接。重复跑时，用"会议 ID + 行动项序号"当唯一键，避免重复创建。
第六步：会后通知和跟踪
会后可以让它生成通知草稿，但发之前必须确认对象和可见范围——尤其别把内部争议原话、未确认的责任、录制下载地址混进对外通知里：
根据会议记录生成两份会后通知草稿： A. 发给全体参会人：结论、行动项、未决问题、纪要链接； B. 发给主理人 / 管理层：三句话结论、关键风险、需要拍板的决定。 不要包含录制下载地址、内部争议原话、未确认的个人责任。 只生成草稿，不发送。
延伸：把纪要直接变成一份汇报
同一份纪要，还能顺手变成给上级 / 合伙人看的汇报页。先定汇报对象和结论，再排页面：
根据会议纪要生成 8 页项目汇报。 受众是主理人 / 合伙人，目标是确认首期范围和资源缺口。 页面：结论、背景、用户问题、已确认范围、进度、风险、资源请求、下一步。 每页只讲一个结论；数字来自状态表，决定来自纪要； 不要用看不懂的装饰图表。先返回页级大纲和证据映射，确认后再生成。
日程与提醒：别让要紧的节点从缝里漏掉
会议之外，经营者助理还该帮你盯日程和提醒。把这周的关键节点（客户跟进、交付时间、要回复的事）给它，让它按时间理成一张提醒清单：
这是我这周要盯的关键节点（客户跟进 / 交付时间 / 要回复的事）： [逐条粘贴] 帮我按时间排成一张提醒清单，标出：哪些今天必须做、哪些可以往后放。 时间或对象不清楚的，单独列出来让我补，不要替我假设。
一套基础办公 Skill 栈
把上面这些串起来，其实就是一套围绕"会议→任务"的基础办公能力。别一上来装十几个，先挑一个每周都会发生、输入稳定、结果好验收的（比如"会议纪要到待办"），连续跑通了，再把周报、汇报接到同一条链上。
| 任务层 | 可选能力 | 默认安全动作 |
|---|---|---|
| 会议 | 会议 Skill、日历连接器 | 创建前预览，取消前二次确认 |
| 内容 | 录制、转写、纪要模板 | 保留来源和时间戳 |
| 协作 | 任务、邮件、IM、在线文档 | 先生成草稿或导入预览 |
| 文件 | 整理、重命名、归类 | 复制优先，不覆盖、不删除 |
| 数据 | 表格、公式、图表 | 先对账，再分析 |
| 汇报 | 汇报页、图表模板 | 先出页级大纲和证据映射 |
| 自动化 | 日报、周报、提醒、归档 | 小范围试运行，失败可接管 |
边界：它提醒，你决策
整条链上，它负责整理、预览、提醒，最终的决定权始终在你——它不替你答应客户、不替你定时间、不替你发对外消息。会议里"谁负责什么"这类关键判断，也要你确认过才算数。
整理纪要、拆行动项、出待办预览、排提醒、生成通知/汇报草稿——都是可改、可撤的。
确认决策、指派责任、定截止日期、发对外通知、取消/改会议——一旦发出去就收不回。
还有一个更通用的习惯：上手任何一个"能替你办事"的助理型 Skill / 连接器之前，先花一分钟过这四关——不只会议助理，以后你接任何这类 AI 助理都先这么问一遍：
- 实时性：它给的信息（时间、价格、政策、库存）从哪来、什么时候查的？别拿过期数据当真。
- 隐私：客户资料、合同、家庭 / 健康信息发到哪去了？能不能只在本地处理、不上传？
- 动作权限：它会不会自己去登录、下单、付款、发消息、改日历？能不能在真动手前停下来等你点头？
- 专业边界：它有没有把"推测 / 娱乐"写成事实、把"建议"写成保证、把不该它拍的（法律 / 财务 / 医疗）替你拍了？
留下什么 · 完成检查
跑完一次，你手里应该留下一份可复用的"会议 → 任务 → 跟进"模板：下次再开会，一句话就能让它按同样的结构整理出来。
- 会前定清了"这场要做出哪几个决定"；
- 会议、日历是先确认再创建的；
- 录制转写是有权限才取的，关键数字回听核对过；
- 纪要把事实 / 决定 / 行动项 / 未决 / 建议分清楚了；
- 待办是两步确认写进任务系统的，没有静默创建；
- 对外通知只出了草稿、由你确认后再发；
- 留下了一份可复用的"会议→任务→跟进"模板。