附录 · 经营者工具箱
附录 F 办公三件套速查（Word / Excel / PPT）
本附录成果
一套把 Word / Excel / PPT 做到能直接提交的经营者速查：先用五个问题定标，再选对 Skill，把你手上已有的材料变成结构稳定、口径可追溯、给谁看都能读的文档、表格和汇报——而不是让 AI 自由发挥出一堆好看的"万能模板"。
三件套的共同工作流：先用五个问题定标
不管你要的是 Word、Excel 还是 PPT，动手前都建议先把任务拆成五个问题。很多"AI 做得不好"的办公任务，根子不在模型不会写，而在人没把交付标准说清楚——AI 只能顺着模糊的指令，产出一份读起来很完整、却很难直接用的东西。
| 问题 | 要说清什么 | 示例（经营者场景） |
|---|---|---|
| 目标 | 这份材料要帮谁做什么决定 | 给合伙人看，用于判断某条产品线是否继续投入 |
| 受众 | 阅读者是谁、懂不懂背景 | 合伙人只看结论；执行团队要看过程和责任人 |
| 材料 | 哪些文件是事实来源，哪些只是参考 | 你自己的经营台账是唯一数据口径，旧版方案只参考结构 |
| 格式 | 要 Word、Excel、PPT，还是三者联动 | 一份复盘 Word、一张风险台账 Excel、一份 8 页汇报 PPT |
| 验收 | 怎么判断结果可用 | 数字能回到源文件，表格公式可刷新，PPT 投屏不溢出 |
先选对 Skill：办公任务的推荐组合
SkillHub 上有很多办公效率、文档处理、表格处理、PPT 生成和会议纪要相关的技能。选对入口，能省掉一半来回。下面这张表把常用的挑了出来，标清各自适合什么、本页怎么用、要注意什么：
| Skill 名称 | 适合处理 | 本页怎么用 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| Word / DOCX | Word 文档 | 创建、检查、编辑 DOCX，处理标题、编号、表格、修订记录 | 适合本地 docx 文件 |
| Excel / XLSX | Excel 表格 | 读取、清洗、写入工作簿，处理公式、日期、格式和模板保留 | 先确认数据口径 |
| Powerpoint / PPTX | PPT 文件 | 创建、编辑、检查 PPTX，处理版式、占位符、备注、图表和视觉质检 | 适合需要可编辑 PPTX 的场景 |
| Office Document Specialist Suite | Word / Excel / PPT | 综合处理 Office 文件，适合自动化报告和多文件联动任务 | 复杂任务建议分步验收 |
| wps | WPS 三件套 | 面向中国用户的 WPS Office 工作流，覆盖文字、表格、演示 | 适合 WPS 生态用户 |
| 腾讯文档 Tencent Docs | 在线文档协作 | 创建、读取、编辑、搜索腾讯文档，覆盖在线 Word、Excel、幻灯片 | 通常需要 API Key 或授权 |
| kdocs skill | 金山文档 / WPS 云文档 | 处理 WPS 云文档、智能文档、表格、PPT、PDF、知识库 | 通常需要 API Key |
| Markdown Converter | 材料解析 | 把 PDF、Word、PPT、Excel 转成 Markdown，方便模型先理解内容 | 适合读材料，不等于最终排版 |
| PPT Generator / PPT Workflow | PPT 生成 | 从主题、讲稿或材料自动生成演示稿，适合初稿和结构化汇报 | 生成后仍要人工审稿 |
| PowerPoint Automation | PPT 批改与导出 | 读取大纲、导出 PDF/图片、替换文字、统一字体和主题 | 更适合 Windows + PowerPoint/WPS |
| Excel 公式生成 | 公式问题 | 把自然语言转换为 Excel/WPS/Google Sheets 公式，并解释防错版本 | 公式要在样例数据上验证 |
| 腾讯会议 | 会议到文档 | 预约会议、获取转写、获取 AI 纪要，再转成 Word 纪要、Excel 待办、PPT 汇报 | 需要会议平台授权 |
一个实用的搭配思路是：本地文件优先用 Word / DOCX、Excel / XLSX、Powerpoint / PPTX；在线协作优先用 腾讯文档 或 kdocs skill；材料很多时先用 Markdown Converter 抽取结构；会议类办公流再叠加 腾讯会议 或会议纪要类 Skill。
Word：从空白页到正式文档
Word 看起来只是写字，但真实办公里的难点通常有四个：不知道该按什么结构写、语气不够正式、标题和编号混乱、内容没有证据来源。尤其是方案、通知、报告、会议纪要、制度、申请、PRD 这类文档，一开头就让 AI 自由发挥，结果往往像"万能模板"，读起来完整，却很难直接提交。
WorkBuddy 适合解决的不是"替你拍脑袋"，而是把已有材料变成结构稳定、语气一致、可以继续修改的文档初稿——把目标、提交对象、语气和结构一次说清楚，生成后用差异化反馈继续改，而不是每次从头重写。
适合适合交给 Word 的任务
- 正式方案：课程招生方案、项目方案、营销方案、培训方案。
- 管理文档：制度、通知、申请、会议纪要、复盘报告、周报月报。
- 产品材料：PRD、需求说明、竞品分析、用户访谈总结。
流程推荐流程（5 步）
| 步骤 | WorkBuddy 做什么 | 人要确认什么 |
|---|---|---|
| 1 | 读取材料，列出可用信息和缺失项 | 哪些材料是事实来源，哪些只是参考 |
| 2 | 生成文档大纲和写作口径 | 读者是谁，文档是汇报、审批还是执行 |
| 3 | 按大纲生成 Word 初稿 | 标题层级、章节顺序、关键信息是否完整 |
| 4 | 根据反馈润色、补充、删减 | 哪些内容可以定稿，哪些必须标"待确认" |
| 5 | 输出可编辑 docx 和修改说明 | 是否能直接发给同事审阅 |
示例提示词示例：生成一份课程招生方案 Word
提示词 · 招生方案框架
帮我生成一份【某门训练营 / 陪跑课】招生方案的 Word 文档框架。 面向我的目标学员（创始人 IP / 中小企业主），包含：招生目标、课程定位与核心卖点、学员画像与报名门槛、课程大纲与交付节奏、价格档位与权益说明、招生渠道与节奏安排、风险预案和注意事项。 语言简洁实用，不用写得过于详细，重点把整体框架和关键决策项列清楚，适合直接拿去和合伙人确认招生方向。
迭代二次修改：说差异，不要重写
拿到初稿后别再"重新生成一遍"——那样每改一次都要重新对齐结构。正确做法是只说这一版和上一版的差异，让它在原稿上改：
提示词 · 差异化修改
请在上一版招生方案 Word 基础上修改，不要重新生成整篇。 修改要求： 将招生目标压缩为 3 条，每条不超过 50 字； 将招生节奏改成表格，列为：时间、动作、渠道、负责人、目标； 课程大纲里补充适合小班陪跑的交付环节，删除交付成本过高的部分； 将价格档位进一步细化，增加：档位、权益、名额、适合人群、备注； 新增风险预案部分，覆盖报名不足、交付超期、退款和口碑风险； 整体语言更正式、简洁，适合直接提交给合伙人审阅。 输出修改后的 v2 版 Word 文档，并在 changelog.md 中列出本次修改内容。
进阶比较两版制度 / 合同 / 方案
手上有两个版本要对比时，别靠肉眼逐行看。让它把差异分类摊出来，重点盯金额、日期、责任主体这些"关键位"：
提示词 · 两版对比
比较【方案-v3.docx】与【方案-v4.docx】。 输出新增、删除、修改和仅格式变化四类差异，附章节和原文定位。 重点标记价格、日期、权益、责任主体、审批条件、例外和否定表达。 生成影响清单和待确认问题，不给最终结论，不修改原文件。
— 文档对比适合发现变化，不替代法务、财务或制度责任人的最终判断。
Excel：把表格变成能回答问题的分析
Excel 的问题通常不在"会不会做图"，而在"这个表到底能回答什么问题"。很多表格混着日期、文本、空值、合并单元格、多个口径和临时备注，直接让 AI 分析，很容易得到一份看似专业、其实没有业务价值的图表。
顺序很重要：先定义业务问题，再决定图表，而不是先生成一张漂亮图。先导入 Excel 或 CSV，再一次说明分析指标、图表类型、统计维度、时间范围和是否要报告。
适合适合交给 Excel 的任务
- 数据清洗：去重、补空值、统一日期格式、拆分字段、合并多个表。
- 经营分析：营业额、利润率、转化率、客单价、续费率、库存周转。
- 报表生成：周报、月报、预算执行、考勤汇总、项目进度台账。
- 公式辅助：生成或解释复杂公式，排查 #N/A、#VALUE!、循环引用。
- 可视化：柱状图、折线图、饼图、透视表、仪表盘、异常点提示。
流程推荐流程（5 阶段）
| 阶段 | 提示重点 | 输出 |
|---|---|---|
| 读表 | 先描述工作簿结构、字段含义、样例行和明显脏数据 | 数据字典、问题清单 |
| 定指标 | 说明要回答的业务问题，而不是只说"分析一下" | 指标口径表 |
| 清洗 | 说明空值、重复值、异常值如何处理 | 清洗后的 xlsx / csv |
| 计算 | 生成公式、透视表或统计表，并保留可刷新结构 | 汇总表、公式说明 |
| 可视化 | 根据业务问题选择图表，避免图表堆砌 | 图表、分析结论 |
示例提示词示例：门店 / 中小企业经营数据分析
提示词 · 经营数据分析
请读取【门店经营数据.xlsx】，先不要修改原文件。 业务问题：分析本月各门店 / 各产品线的经营表现和盈利能力，判断哪些贡献高、哪些利润偏弱，并识别本月经营过程中的异常波动。 请输出： 说明数据字段含义，并检查缺失值、重复记录、异常值和字段格式问题； 按门店 / 产品线统计营业额、毛利、毛利率、营收占比和毛利贡献占比，并进行排名； 按日汇总营业额和毛利率，分析本月经营的日度变化；如果数据完整性允许，再补充按周统计； 生成柱状图对比各门店 / 产品线的营业额和毛利，生成折线图展示本月每日营业额变化； 识别营业额、毛利率或单笔金额明显异常的日期或记录，并结合数据说明异常表现，不要在缺少依据时推测原因； 总结本月表现最好的门店 / 产品线、需要重点关注的对象，以及 3 条可直接用于经营复盘的结论。 输出 output/经营分析.xlsx 和 output/summary.md。 要求：保留原始数据，统计过程和公式可追溯；图表标题直接表达主要结论；无法从数据中确认的原因明确标注为待核实，不要自行编造。
进阶多表合并、对账与异常清单
基础办公里最有价值的往往不是"做个图表"，而是把数据口径和异常暴露出来。多门店、多区域的表合并时，先卡口径、再对账：
提示词 · 合并对账
合并 input/门店 中各门店的周经营表。 先检查列名、数据类型、日期范围、口径和主键，不一致时停止并列出差异。 按单据号去重，但保留重复来源；汇总前输出总行数、空值、异常值和重复数。 生成 clean-data.xlsx、exception-list.xlsx 和 reconciliation.md。 金额汇总必须与各源表合计对账，差异不为 0 时不生成经营结论。
— 验收：输入总量、清洗变化和输出总量守恒；公式可重算；异常没有被静默删除；图表用的字段和汇总表一致。文中所有数字都用你自己的真实经营数据，本白皮书不替你编造样本。
PPT：不是套模板，而是把材料变成叙事
PPT 最容易被误用。很多人把任务写成"帮我做一份高级感 PPT"，结果 AI 只能猜风格，生成一堆好看的空话。真正可用的 PPT，必须先回答三个问题：这次汇报给谁看、对方听完要做什么决定、你有多少时间讲。
页面可以让 PPT Skill 负责生成，但故事线必须先确认。否则页面越漂亮，越容易掩盖逻辑问题——同时给它素材、页数、受众和风格偏好，再让它出稿。
适合适合交给 PPT 的任务
- 项目汇报：项目进展、阶段复盘、里程碑计划、风险与资源请求。
- 经营汇报：月度经营分析、销售复盘、预算执行、用户增长复盘。
- 培训课件：新人培训、产品培训、客户培训、内部分享。
- 方案展示：客户方案、竞标材料、商业计划、产品发布。
流程推荐流程（5 步）
| 步骤 | WorkBuddy 做什么 | 人要确认什么 |
|---|---|---|
| 1 | 把 Word、Excel、图片、旧 PPT 转成材料摘要 | 哪些内容必须保留，哪些可以删 |
| 2 | 生成 6-10 页故事线和每页标题 | 汇报对象、时长、决策目标 |
| 3 | 根据确认后的大纲制作 PPT | 每页是否只有一个核心观点 |
| 4 | 补图表、备注、来源映射和导出版本 | 关键数字是否来自 Excel |
| 5 | 做版式检查：文字溢出、图片缺失、字号、颜色 | 投屏后是否能读，是否适合现场讲 |
示例提示词示例：给合伙人的项目汇报 PPT
提示词 · 项目汇报 PPT
请根据当前工作区材料制作一份 8 页以内的【项目季度汇报】PPT。 受众：我的合伙人 / 核心团队，了解业务背景，但没跟进这个项目的细节。 汇报时长：10 分钟。 目标：让对方理解项目当前进展、关键数据、遇到的卡点，以及需要拍板的资源 / 决策项。 素材： 项目复盘.md 是主要内容材料； 不要补充工作区材料之外的事实和数据。 全文控制在 8 页以内，每页只表达一个核心结论； 案例、数据和关键判断必须标注素材来源，无法确认的内容不要自行补充； PPT 标题尽量直接表达观点，不用"项目介绍""下一步计划"这类泛化标题； 输出 output/项目汇报.pptx； 生成后检查文字溢出、页面留白、图表口径、图片缺失、字体一致性和页码。 整体风格：专业、简洁，不要过度使用渐变、发光和装饰性元素，适合正式汇报。
三件套联动：会议之后自动形成交付包
很多办公任务不是单个文件，而是"会议之后要有东西"。比如开完一次课程复盘会或项目评审会，会议里有真实反馈、决策、待办和下一步计划。手工做法通常是：先整理纪要，再补需求说明，再做任务表，最后做汇报 PPT——四份东西各做一遍。WorkBuddy 的价值，就在于把这些交付物串成同一条事实链。
1获取会议内容：转写、AI 纪要、决议、行动项
2生成需求说明：把会议内容改写成结构化 Word 文档
3生成任务表：负责人、截止日期、优先级、状态、验收标准
4生成汇报：把决议和进度转成面向合伙人的 PPT
痛点场景痛点
- 会议讨论是口语化的，决议、分歧和待办混在一起。
- 需求说明需要结构化，但会议纪要里没有标准格式。
- 任务表需要负责人、截止日期和状态字段，不能只是一段总结。
- PPT 汇报要给合伙人看，不能把会议全文搬进去。
组合可用 Skill 组合
| 环节 | 推荐 Skill | 作用 |
|---|---|---|
| 获取会议内容 | 腾讯会议 / 智能会议纪要类 Skill | 获取转写、AI 纪要、决议、行动项 |
| 生成需求说明 | Word / DOCX、腾讯文档、kdocs skill | 把会议内容改写成结构化需求文档 |
| 生成任务表 | Excel / XLSX、表格自动化工具 | 输出负责人、截止日期、优先级、状态和验收标准 |
| 生成汇报 | Powerpoint / PPTX、PPT Workflow、PPT Generator | 把需求和任务进度转成管理层汇报 |
示例提示词示例：会议到需求说明、任务表、汇报
提示词 · 会议交付包
请读取本次【项目复盘会 / 课程复盘会】的转写和 AI 纪要，生成一个办公交付包。 目标：把会议内容转成可以直接推进的材料。 请输出： 1. Word：output/需求说明.docx，包含背景、目标人群、核心问题、需求列表、流程说明、验收标准、风险和待确认问题； 2. Excel：output/任务表.xlsx，字段包含事项、负责人、优先级、截止日期、依赖、状态、验收标准； 3. PPT：output/汇报.pptx，6 页以内，面向合伙人 / 管理层，突出本次会议决议、资源请求和风险。 约束： - 会议中没有明确确认的内容，不要写成既定结论； - 人名、日期、范围必须保留来源； - 如果缺少负责人或时间，请标为待确认； - 先输出大纲和任务表字段预览，等我确认后再生成文件。
常见错误与修正方式
办公三件套用不好，八成栽在同一件事上——指令太模糊。下面这几条最常见，对照着改就能立刻好一截：
| 常见错误 | 为什么会发生 | 更好的写法 |
|---|---|---|
| "帮我做个 PPT，要高级一点" | 没有受众、目标和材料约束 | 说明受众、汇报时长、页数、决策目标、参考模板和必须保留的数据 |
| "分析一下这个 Excel" | 没有业务问题，模型只能泛泛总结 | 说明要回答什么问题、统计哪些指标、按什么维度比较 |
| "写一份报告" | 没有文档类型和语气要求 | 说明是方案、总结、申请、纪要还是 PRD，并指定读者 |
| "全部自动完成，不用问我" | 关键口径没确认，风险会被放大 | 先让它输出材料清单、风险清单和大纲，确认后再生成 |
| "把这堆材料合成一个文件" | 没有区分事实、参考和待确认 | 指定唯一数据源、参考文件和不能编造的字段 |
完成检查
- 动手前用五个问题给这次任务定了标（目标 / 受众 / 材料 / 格式 / 验收）；
- 选对了 Skill：本地文件走本地三件套、在线协作走腾讯文档、材料多先转 Markdown；
- Word / Excel / PPT 都先说清了受众、口径和验收，没让 AI 自由发挥；
- Excel 先定义了业务问题再决定图表，数字都能回到源文件；
- PPT 先确认了故事线（给谁看、要什么决定、讲多久）再生成页面；
- 所有数字都来自我自己的真实经营数据，没有编造样本，缺依据的都标了"待确认"。